این فایل دارای فرمت word می باشد.
موضوع: گزارش کارآموزی روابط عمومی در شرکت سهامی بیمه ایران
عنوان صفحه
پیشگفتار ........................................................................................................................... 4
روابط عمومی در نگاهی کلّی............................................................................................ 5
مقدمه ای کلی برای کاروزی ............................................................................................ 32
فصل اول : شرکت سهامی بیمه ایران
تأسیس.............................................................................................................................. 36
نمودارسازمانی.................................................................................................................. 37
شروع فعالیت ها، اهداف، سیاست ها................................................................................. 41
طرحهای اجرایی و برنامه ریزی های اینده.......................................................................... 45
فصل دوم: روابط عمومی شرکت سهامی بیمه ایران
شرح عملکرد.................................................................................................................... 55
نمودار سازمانی ................................................................................................................ 58
شرح وظایف کلی / عناوین شغلی ................................................................................... 60
انتشار ترازنامه مالی شرکت به منظور شفاف سازی ......................................................... 91
آشنایی با نشریه پیام بیمه .................................................................................................. 95
فصل سوم : ضمائم ـ منابع
ضمائم ........................................................................................................................... 98
منابع .............................................................................................................................. 107
پیشگفتار :
یکی از عواملی که در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد اهمیت و ارزش اساسی دارد و آنها رادرنیل‌به هدف‌ها یاری می‌دهد ; کیفیت رابطه آنها با افرادو مؤسساتی است که باآنها سروکار دارند و همچنین‌با افکار عمومی جامعه‌ای است که در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط به شکل مؤثری گسترش یافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفق‌تر می‌باشد . اکنون به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده که افراد و مؤسسات برای رسیدن هرچه بهتر و راحت‌تر به مقاصد خود نیازمند به حسن رابطه و درک متقابل و توسعه تفاهم با یکدیگر و عموم مردم می‌باشند .
مدیران مؤسسات به دلایل فوق، در تشکیلات خود اقدام به تأسیس دفتر، واحد یا بخشی تحت‌عنوان روابط عمومی نموده‌اند تا از طریق آن ارتباط مفید و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرارنمایند و با آگاه کردن، تشویق و ترغیب آنان، به اهداف مدیران، سریعتر، راحت‌تر و با هزینه کمتر جامه‌عمل بپوشانند . دست اندرکاران چنین دفاتری همه روزه در تلاشند تا با استفاده از تکنیک‌ها وتخصص‌های حرفه روابط عمومی، به گسترش تفاهم و ارتباط مؤثر بپردازند . دکتر حمید نطقی بنیانگذار روابط عمومی علمی در ایران در تعریفی که از روابط عمومی از او خواسته شد معتقد است : روابط عمومی وکیلمدافع سازمان در بیرون و مدعی العلوم در داخل سازمان است . دراین گزارش به برخی مباحث روابط عمومی و تبیین جایگاه آن در شرکت سهامی بیمه ایران پرداخته می شود .
در خاتمه ضمن سپاس ازکلیه اساتید ، پژوهشگران ، دانشجویان و دست اندرکارانی که از ابتدا تا کنون در راه پیشبرد اهداف روابط عمومی همت گمارده اند لازم میدانم از استاد گرانقدر جناب آقای غنی زاده جهت محبت های دلسوزانه ای که از شهریور ماه 1385 تا کنون نسبت به اینجانب داشته اند همچنین یاری ایشان در راه گردآوری این گزارش تشکر و قدردانی فراوان بعمل آورم .
روابط عمومی در نگاهی کلّی
تاریخچه روابط عمومی در ایران :
آنچه ما اکنون به عنوان روابط عمومی چه از نظر لغت و چه از نظر شغل می شناسیم برای اولین بار در مرداد ماه سال 1332 هجری شمسی در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیه نفت ایران در آبادان مستقر بود اداره تاسیس شد که آن را روابط عمومی نامیدند.در سال 1340 به بعد به اقتباس از این شرکت وزارتخانه ها و موسسات بزرگ دیگر ایران به تدریج واحدهایی به نام انتشارات، مطبوعات، تبلیغات و اطلاعات که بعداً همگی به روابط عمومی تغییر یافت .
پس از تشکیل واحدهای روابط عمومی در ایران نیاز به آموزش مسئولین روابط عمومی ها و کارکنان این واحد احساس شد و توسط کلاسهای کوتاه مدت آموزشی تشکیل شد که مقدمات اصول و فنون و روابط عمومی توسط استادان و صاحب نظران تدریس می شد همچنین نخستین سمینار روابط عمومی در ایران در تاریخ سی آذر 1343 در آبادان برگزار شد.در سال 1345 برای تشکیل دانشکده ای در رشته روابط عمومی، مطالعاتی به عمل آمد و در سال 1346 موسسه عالی مطبوعات در روابط عمومی تشکیل شد.موسسه عالی مطبوعات در روابط عمومی در سال تحصیلی 47 -46 فعالیت خود را آغاز کرد.از سال 1350 ادارات روابط عمومی با شکل و ترکیب فعلی و با آئین نامه ها و اساس نامه ها و شرح وظایف خاص خود از گسترش بیشتری برخوردار شدندو توسط سازمان امور اداری و استخدامی کشور و وزارت اطلاعات و جهانگردی وقت( وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی) از سال 1345 تشکیلات جدید روابط عمومی در سازمانها به تصویب رسید و به تدریج رشد و توسعه ادارات روابط عمومی به حدی رسید که امروز شاهد آن هستیم که هر موسسه، سازمان، کانون و نهادها دارای روابط عمومی می باشند.
1 ـ 1 ـ تعریف روابط عمومی
روابط عمومی تعاریف متعددی را پذیرفته است فقط یکی از زاویه یعنی ارتباط با سازمان وقتی بررسی می شود تعاریفی متفاوت از هم دیده می شود. چشم سازمان، گوش سازمان، زبان سازمان آئینه تمام نمای سازمان وکیل مدافع سازمان، تصویر ساز سازمان و غیره. برای این منظور باید وظایف روابط عمومی شناخته شود چرا که در راستای وظایف است که روابط عمومی تعاریف متعدد می پذیرد و این واقعیتی است که باید آن را پذیرفت.در کتاب " چگونه روابط عمومی کنیم " در تعریف روابط عمومی آمده است: فن ایجاد حسن رابطه و تفاهم متقابل است بین افراد جامعه با هیات مدیره موسسه آئینه یک موسسه است هر چه شفافتر و بهتر. همچنین دایره المعارف " وبستر " می نویسد روابط عمومی همان چیزی است که اگر درست شناخته شود و به طور اصولی به آن پرداخته شود عنصری اساسی برای به تحقق پیوستن ارزشها، ایجاد تفاهم متقابل، درک درست واقعیت، موقعیتهای شغلی و اجتماعی و صدها هدف دیگر است. روابط عمومی در متن است نه در حاشیه ضرورت است نه لوکس در خود مدیریت است نه در بیرون آن. پس حق است اگر بگوییم هر مدیریتی سزاوار همان روابط عمومی است که دارد. روابط عمومی چشم و گوش مدیریت است.در اوان هزاره سوم میلادی روابط عمومی را فلسفه مدیریت می دانند و مسلم است که ارزش، اعتبار و اهمیت هر پدیده ای را باید در فلسفه آن جستجو کرد.
روابط عمومی آیینه تمام نمای یک سازمان است.
احمد یحیایی ایله ای کارشناس ارشد علوم ارتباطات اجتماعی در تعریف روابط عمومی هیچ کدام از تعاریف را کامل نمی دانند و معتقد است می توان برای روابط عمومی در موقعیتهای متفاوت وظایف متفاوتی ترسیم کرد که در اولویت قرار می گیرد و آن را می توان وظیفه اول روابط عمومی در یک موقعیت خاص نامید.در تشریح وظایف و فعالیتهای روابط عمومی در این مقاله که قسمت اول مباحث روابط عمومی است، سعی می شود که تنها با شمردن فهرست وار وظایف و فعالیتهای درون سازمانی و برون سازمانی، تنها شمایی کلی از این وظایف بیان شود تا بدین ترتیب تنها چهار چوباین وظایف مشخص شود.
قسمتهای بعدی این پایان نامه در همین بخش به تشریح هر یک از مسائل مربوط به روابط عمومی نظیر ابزارهای روابط عمومی، نقش روابط عمومی کارآمد در پیشبرد اهداف سازمان، عوامل موثر بر کارآیی روابط عمومی، شمردن ویژگیهای روابط عمومی برتر، فن روابط عمومی،ناگفته های آموزش،روابط عمومی در ایران و ... بیان خواهد شد.
مهمترین وظایف و فعالیتهای درون سازمانی عبارتند از: هدایت و توسعه بهداشت روانی در محیط کار(امنیت فکری)، شناسایی کارکنان و تعیین شخصیت آنان و ایجاد همکاری و ارتباط متقابل در میان آنها، رسیدگی به شکایات، نیازها، درخواستها و پیشنهادها، بوجود آوردن احساس مسئولیت در میان کارکنان، آگاه نمودن کارکنان از چگونگی سیاستها، برنامه ها، خط مشیها، طرحهای در دست اجراوپیش بینی شده،تغییرات احتمالی درتصمیمات،آینده نگریها ومسائلی ازاین قبیل، کنترل و نظارت بر اموررفاهی، تامینی، ورزشی، هنری کارکنان، چاپ و نشر بولتن، بروشور ونشریه داخلی و ارائه گزارش عملکرد سازمان برای کارکنان، شرکت در جلسات مهم دستگاه و ارتباط مستقیم با مسئولین دستگاه، دریافت گزارش فعالیتها، طرحها برنامه های واحد های مختلف، ایجاد دبیرخانه شورای معاونین دستگاه وحضور درجلسات مهم، انجام امور خطاطی وطراحی در زمینه های تبلیغاتی و نظارت بر امور انتشاراتی دستگاه می باشد.همچنین تهیه عکس،اسلاید، فیلم از فعالیت دستگاه و ایجاد آرشیو سمعی و بصری، حضور در سفرهای داخلی و خارجی و شرکت در گردهماییها، تنظیم شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و مناسبتها و نماز جماعت و جلسات سخنرانی مذهبی از دیگر فعالیتها می باشد.
مهمترین وظایف و فعالیت های برون سازمانی نیز عبارتند از:سنجش افکار عمومی جامعه نسبت به سازمان، آشنا نمودن مردم جامعه با سازمان و فعالیت های مختلف آن، با استفاده از هر روش مناسب و ممکن، ارشاد و راهنمایی مردم با توجه به ارزشهای حاکم بر جامعه نسبت به امور و مسائل سازمان، ارتباط جمعی در راستای معرفی سازمان از طریق آنها به جامعه و در نتیجه نفوذ در افکار عمومی، مانند مطالعه و بررسی مطالب درج شده و یا پخش شده توسط آنان و ارائه پاسخ لازم، ایجاد زمینه مناسب برای همکاری در مردم و استفاده از همکاری آنان، تشکیل سمینارها، مجالس سخنرانی و به ویژه برپایی نمایشگاه ها، برنامه های بازدید مردم از سازمان، چاپ و نشر بولتن،بروشور ،پوسترو نشریات مختلف و..، ارتباط با با دیگر روابط عمومیها جهت همفکری و مشاوره و تبادل نظر،اختصاص یک یا چند شماره تلفن برای ارتباط مخاطبان با روابط عمومی، جمع آوری هر گونه اخبار و اطلاعات بیرونی مورد نیاز دستگاه، برقراری ارتباط مستمر بادبیرخانه شورای هماهنگی تبلیغات دولت از پیگیری انجام به موقع وعده های مدیر دستگاه به منظور انعکاس نتایج حاصله، سخنگویی دستگاه و تحلیل و توجیه برنامه ها جهت روشن شدن اذهان عمومی، بررسی دیدگاه ها و سنجش افکار عمومی در چهار چوب وظایف محوله و ارائه نتایج حاصله، نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات،اعلام صندوق پستی، پیام گیر، پست صوتی، آدرس وب و پست الکترونیک.
1 ـ 2 ـشرح وظایف روابط عمومی
مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکار عمومی‌و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکارعمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می‌شود.بی‌تردید، این وظیفه در قالب مجموعه‌ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می‌گیرد که می‌توان آنها را تحت‌عناوین ارتباطات، امور فرهنگی و نمایشگاهها، انتشارات، سنجش افکار و پژوهش و برنامه‌ریزی‌دسته‌بندی کرد. که در زیر به تشریح این وظایف می‌پردازیم.
1ـ 2 ـ 1 ـ ارتباطات
- سیاستگذاری، برنامه‌ریزی و کاربرد شیوه‌ها و برنامه‌های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها،فعالیتها، برنامه‌ها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه‌ها و جامعه.
- گردآوری، جمع‌بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانه‌ها در زمینه فعالیتهای‌سازمان و ارائه آن به مدیریت.
- تلاش برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و همیت سازمانی و زمینه‌سازی‌برای برقراری ارتباطات بین آنان.
- اعلان مواضع سازمان.
- عضویت و شرکت در جلسه‌های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خطمشی‌ها، برنامه‌ها وروند فعالیتها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهماییها و جلسه‌ها.
- تدوین "تقویم جامع ارتباطات سازمانی" در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان باشخصیتهای حقیقی و حقوقی، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی وتلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.
- تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان‌سازمان.
- برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی.
- تدوین برنامه سالانه مصاحبه‌های مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولویتهای سازمانی ونیازهای افکار عمومی.
موضوع فعالیت
بیمه ایران در کلیه رشته‌هایبیمه زندگی و غیرزندگی فعالیت می‌کند و با عرضه بیمه‌های تجاری و خانواده شاملبیمه‌های اتومبیل،اشخاص (عمر – حادثه – درمان )،آتش‌سوزی ، باربری،مهندسی ومسئولیت بیش از 50% سهم بیمه‌های بازرگانی کشور را دراختیاردارد.دربخش حمایت‌هایملی نیز اکثریت پروژه های بزرگ ملی نظیر نفت و گاز و پتروشیمی ، هواپیمایی ،سدسازی، نیروگاهها و صنایع تحت پوشش بیمه ایران است که در مواقع لزوم خطراتبیمه‌شده خود را نزد بازارهای بین المللی بیمه اتکائی می کند .
بیمه ایران باتوجه به ظرفیت بالای ریسک‌پذیری خود ، علاوه بر انجام بیمه های مستقیم ، نسبت بهپذیرش ریسک به صورت بیمه‌اتکایی قبولی از شرکت‌های بیمه داخلی و خارجی اقدام می کند.
نیروی انسانی
مجموع نیروهای ماهر و متخصص بیمهایران بالغ بر 2035 نفر می گردد . علاوه بر این ، با توجه به گسترش بازار بیمه ،بیمه ایران در 10 سال گذشته بخشی از نیروی انسانی خود را از طریق شرکت تخصصی خدماتیکارگستران راهبر (امین سابق) تأمین کرده است.
شبکه فروش
بیمه ایران با دارا بودن بیش از 200شعبه در سراسر کشور و 12 شعبه و نمایندگی در خارج از مرزها و با بکارگیری بیش از3770 دفتر نمایندگی حقیقی و 156 نماینده حقوقی تحت عنوان شرکت خدمات بیمه ای ، بزرگترین شبکه عرضه بیمه در کشور را در اختیار دارد.
سرمایه بیمه ایران
اگر چه در بدو تأسیس ، بیمه ایران با سرمایه‌ای معادل 20 میلیون ریال آغاز بهکار کرد ، اما با افزایش سرمایه اش در مراحل مختلف فعالیت ، هم‌اکنون دارایسرمایه‌ای بالغ بر2 هزار میلیارد ریال است که تمامی آن متعلق به دولت جمهوری اسلامیایران است .در حال حاضر، بیمه ایران با گسترش روزافزون فعالیت سرمایه‌گذاریخوددرچارچوب مقررات در بیش از 115 شرکت سرمایه‌پذیر بورسی و 29 شرکت خارج از بورس وارائه نرخ مناسب بیمه توانسته است طی سالیان اخیر خود را به عنوان یکی از 10 شرکتبرتر معرفی کند .
سرمایه گذاری ها
ذخایرفنی‌و سرمایه واندوخته‌های شرکت بر اساس آئین‌نامه سرمایهگذاری ها ، مصوب شورایعالی بیمه درزمینه‌های مختلف از جمله سپرده‌های بانکی ، اوراق مشارکت ، سهام ومستندات سرمایهگذاری می شود .
هتل عباسی اصفهان وشرکت بیمه ایران– انگلستان از جمله سرمایه‌گذاری‌های بیمه ایران است.
هتل ( مهمانسرای ) عباسی
این مجموعه ارزشمند که ازویژگی های یک هتل مدرن و یک موزه با آثار هنری و تاریخی و از شهرت جهانی برخورداراست ،در سال 1337 در اصفهان در محل یکی از زیباترین کاروانسراهای دوره صفوی احداثشده که تماما" متعلق به بیمه ایران است .
شرکت بیمه ایران – انگلیس
بیمه ایران– انگلیس با سرمایه 000ر600ر48 پوند که 99 درصد آن متعلق به بیمه ایران است از سال1975میلادی در بازار بیمه اروپا فعالیت می کند.
برنامه ها و سیاست های کلی بیمه ایران
چشم اندازبرترین و حرفه ای ترین عرضهکنندة بیمه های بازرگانی در کشور
مأموریت
" بهبود مستمر ظرفیت و توانحرفه ای برای پاسخ گویی مؤثر به نیازهای بیمه ای جامعه و مشتریان از طریق ایجادمشارکتی پایا با کارکنان، نمایندگان، کارگزاران و بیمه گران اتکایی و همچنین تعامل سازنده با نقش آفرینان صنعت بیمه" .
ارزشها
- تعهد، صداقت، توکل، سخت کوشی و پای بندی به اصولاخلاقی
- رعایت حقوق و شئون مشتریان، کارکنان و سهامدارانشرکت
- نظم و دقت توأم با تعقل و تدبر در امور
- نوآوری،پویایی و بهبود مستمر فرآیندها و خدمات
- پای بندی به قوانین و مقررات واخلاق حرفه ای
هدف
- ایجاد تأمین و اطمینان مورد نیازجامعه از طریق انجام و تعمیم انواع بیمه های بازرگانی»
- ارتقاء جایگاه وتلاش برای حفظ سهم بازار
- بهینه سازی پرتفوی
- کاهش منطقی هزینهها و بهبود نسبت های مالی و کاهش ضریب خسارت
سیاست ها و خط مشی ها
- حفظ مشتریان بزرگ ازطریق ارائه مطلوب و مناسب خدمات بیمه ای.
- عرضه آموزش های مدیریت ریسک بهمشتریان بزرگ.
- توسعه کیفی شبکه فروش و تقویت نظارت بر نمایندگی ها.
- طراحی و اجرای دوره های آموزش برای شبکة فروش.
- گسترش اطلاع رسانی خدماتبیمه ای به عموم مردم.
- تدوین الگوی مدون ارزیابی و انتخاب ریسک و آموزش آنبه کلیه کارشناسان صدور و پرداخت خسارت.
- استانداردسازی خدمات بیمه ای.
- متنوع سازی محصولات بیمه ای و معرفی انواع پوشش های بیمه ای جدید بهمشتریان.
- به کارگیری کارآمد ذخائر و اندوخته های شرکت در فعالیت سرمایهگذاری.
- اصلاح تشکیلات شرکت متناسب با ساختار یک بنگاه انتفاعی در جهت تقویتبرنامه ریزی، هماهنگی و نظارت مؤثر و کارآمد و پرهیز از موازی کاری ها.
- تفویض اختیارات بیشتر به استان ها و مجتمع ها و شعب تهران برای اجرای اصل تمرکززدایی.
- مکانیزاسیون کامل مراحل انجام کار در شرکت به صورتی که نظام اطلاعاتمدیریت، نظارت و کنترل درونی استقرار یابد.
- تلاش برای آزادسازی منطقی بازاربیمه و کاهش کنترل های تعرفه ای و میل به سمت کنترل های مالی.
- ایجاد ارتباطمستقیم با بیمه گران معتبر بین المللی با هدف کسب پوشش های معتبر ریسک.
- گرفتن پوشش های بیمه اتکائی مناسب برای خطرات بیمه شده.
- تلاش جهت افزایشبیمه های اتکائی قبولی.
- افزایش فعالیت برای جذب مشتریان جدید و اعمال تشویقهای لازم در زمینه رشته های بیمه عمر، حوادث، سرنشین، آتش سوزی، باربری، مهندسی،درمان، بدنه، نقلیه هوائی و مسئولیت
- اعمال تمهیدات مقتضی برای کاهش ضریبخسارت در رشته های بیمه شخص ثالث، پول و درمان.